Как организовать благотворительное мероприятие по сбору средств?
Знаете, в чём основное преимущество благотворительных мероприятий? Они способствуют достижению многих целей. Например, можно собрать весьма солидную сумму на благое дело, привлечь внимание общественности к проблеме или повысить имидж и узнаваемость НКО.
Но стоит помнить, что успех любого мероприятия будет зависеть от его тщательной подготовки. Итак, какие пункты нужно обязательно включить в план?
Цель
Прежде чем приступить к подготовке, задайте себе следующий вопрос: зачем я это делаю? Вы задумали исключительно фандрайзинговое мероприятие или преследуете иные цели? Возможно, ваша НКО надеется собрать определённую сумму, но это лишь приятный бонус, а главную ставку вы делаете на продвижение проекта или привлечение аудитории.
Сбор средств
Если вы делаете упор на фандрайзинг, чётко определитесь с форматом мероприятия (ярмарка, благотворительный бал, концерт и т.д.) и суммой, которую планируете собрать после вычета всех расходов.
Бюджет
Бюджет подразумевает детальное описание расходов, которые вам предстоят. К ним относится аренда и оформление помещения, оплата услуг персонала, приглашения, оборудование, питание, развлечения, транспорт и многое другое. К полученной сумме обязательно прибавьте 20% на непредвиденные расходы — без них никуда.
Привлечение финансирования
Когда смета составлена, нужно определиться с источниками финансирования. Их выбор будет зависеть от типа и формата мероприятия. Это может быть спонсорский бюджет, государственный грант, краудфандинг, pro bono услуги, финансирование коммерческих компаний и пр.
Целевая аудитория
Вы можете подготовить чудесное мероприятие, но если вы пригласите на него не тех людей, то не добьётесь желаемого результата. Вы задумали общий сбор средств, в котором может принять участие каждый желающий или мероприятие ориентировано на определённую группу людей (доноры, бизнесмены, родители, молодые специалисты)?
Организация
Не забудьте про организационные нюансы: место проведения, оборудование, угощение, развлечения, печатная продукция (листовки, афиши, буклеты), дресс-код, программа мероприятия и пр. Обо всё этом нужно подумать заранее и внести предполагаемые статьи расходов в смету.
Привлечение аудитории
Любое мероприятие нуждается в рекламе. Начните с анонсов на сайте организации и в социальных сетях. Обратитесь к своим подписчикам и партнёрам с просьбой сделать максимальный репост. Подготовьте для журналистов информативный и красочный пресс-релиз и официально пригласите их освещать мероприятие.
Репетиция
Если вы задумали такое масштабное мероприятие, как концерт или благотворительный бал, без предварительного прогона не обойтись. Все участники должны заранее знать, за что они отвечают, где стоят и что делают. Так вы сможете избежать лишней суеты и путаницы в самый ответственный момент.
Благодарность
«А ведь они даже не сказали спасибо», — так звучит одна из самых частых фраз, которую можно услышать от гостей и волонтёров фандрайзинговых мероприятий. Не забудьте про благодарственные письма, адресованные всем участникам, включая гостей, волонтёров, поставщиков и обслуживающий персонал.