Тянущиеся до бесконечности собрания; повестки дня, написанные в последний момент на полях ежедневника; недостаток важной информации; рассеянное внимание сотрудников и прочие неприятные сюрпризы. Ну признайтесь же, знакомо?

На самом деле регулярные собрания, совещания, планёрки и летучки — это не просто даты в календаре, а мощный инструмент управления командой. При условии, что вы соблюдаете некоторые простые правила.

Какова ваша цель?

У любого, даже самого пустячного и короткого совещания, должна быть цель. Заранее продумайте, чего вы хотите добиться, собирая команду вместе:

• Передача информации
• Сплочение команды
• Мозговой штурм
• Сбор информации

Какая из них в приоритете в настоящий момент — решать только вам. Например, сегодня необходимо провести мозговой штурм и набросать идей для будущих проектов, а в следующий раз вы захотите услышать детальной отчёт о выдающихся результатах команды за последний месяц.

Составьте повестку дня

Повестку дня можно сравнить с дорожной картой, которая не даст сбиться с намеченного пути. Отправив документ заранее всем участникам встречи, вы существенно сэкономите своё и чужое время во время совещания.

Точность — вежливость королей

Начинайте совещания вовремя, не ждите опоздавших и решительно удерживайте разговор в нужном русле. Если кто-то пришёл позже, не останавливайтесь и тем более не возвращайтесь к уже пройденным темам.

Ломайте временные шаблоны. Пусть ваши собрания начинаются не в 11:00 или 13:00, а в 11:20 или даже 13.35. Поверьте, это действительно работает, и очень скоро ваши сотрудники станут более дисциплинированными и пунктуальными.

Утро вечера мудренее

А вот и нет. Старайтесь проводить собрания ближе к вечеру, а не в первой половине дня. Во-первых, вечером никто не захочет засиживаться на работе допоздна, а значит встреча пройдёт быстрее и эффективнее. Во-вторых, утренние часы — самые продуктивные и разумнее потратить их на работу.

Всё, что не записано – не существует

Убедитесь, что кто-то из вашей команды делает заметки. Каждый пункт повестки должен заканчиваться реальным планом действий или решением. В противном случае ваше совещание — не что иное, как обычная беседа с коллегами.

Наконец, не забывайте о самом главном: эффективное совещание — это короткое совещание. В большинстве случаев вам потребуется не более 30 минут, чтобы пройтись по всем пунктам повести дня. Попробуйте провести хотя бы одно совещание стоя, а не сидя за круглым столом на удобных стульях. Поверьте, все проблемы решатся гораздо быстрее!

Designed by Freepik