Для многих людей рабочий дедлайн сравним с давно намеченным и поэтому неотвратимым визитом к стоматологу или с поездкой в гости к дальним родственникам, отношения с которыми весьма прохладные. Если вы тоже испываете подобные неприятные чувства при приближении момента сдачи проекта/отчета/программы/презентации, то мы очень хотим вас от них избавить. Чтобы не испывать стресс от поставленных рамок и ни в коем случае не прокрастинировать, нужно просто научиться грамотно организовывать и структурировать свое рабочее время.

На самом деле, сушествует очень простая и универсальная модель:

60% времени – текущие задачи

20% времени – возможные ошибки и их исправление

20% времени – непредвиденные обстоятельства

Очень важно понимать разницу между ошибками и непредвиденными обстоятельствами. Допустим, вы пригласили на мероприятие 30 человек, но немного «забегались» и арендовали зал всего на 20 сидячих мест. А непредвиденные обстоятельства – это когда в подобном случае вдруг выясняется, что владелец помещения начал делать ремонт и площадь, на которой вы собирались разместить 30 человек, заметно уменьшилась.

Разберем всю модель на примере: вы выделили себе 2 часа на написание пресс-релиза. Итак, 2/3 вашего времени (то есть 80 минут) должно уйти на саму работу, так сказать, в «чистом виде». 1/3 (то есть 20 минут) нужно потратить на проверку написанного – поиски возможных огрехов и их исправление. А 1/3 времени (еще 20 минут) стоит всегда оставлять про запас на разные непредвиденные вещи, которые могут вас отвлечь или помешать вам: перебои с интернетом, зависание текстового редактора, важный звонок, который не перенести, и так далее.

Если при планировании даже самой небольшой работы вы будете пользоваться данной схемой, то продуктивность повысится, прокрастинация уменьшится, время будет потрачено с пользой, и вообще все вокруг будут счастливы.

Однако отдельно отметим еще один немаловажный факт. Какие бы завалы у вас ни скопились, сколько бы планов вы ни составили, никогда не забывайте про отдых. Даже среди уже распределенных для какой-то задачи 100% времени старайтесь оставить хотя бы парочку процентов на то, чтобы немножко отвлечься и расслабиться (например, выпить чашечку чая), так как небольшие передышки необходимы для высокой эффективности, которой, мы не сомневаемся, вам удается достигать регулярно.

Желаем вам эффективной и продуктивной работы!