Как управлять рабочими задачами
«Берем и делаем» – извечный и самый банальный принцип любой деятельности. Но все может быть легко и просто разве что в параллельной вселенной. Что делать, если у вас скопился внушительный объем рабочих дел, телефон, почта и мессенджеры молят о пощаде, вы не знаете за что браться сначала, как все успеть и при этом остаться спокойным и здравомыслящим человеком? Правильно, нужно научиться грамотно управлять рабочими задачами.
«Огласите весь список, пожалуйста». Речь в очередной раз о списках, планах и заметках. У вас есть красивый блокнот, меловая доска, супер-удобное приложение в смартфоне или же вы давно обращаетесь к различным инструментам проектного менеджмента? Для надежности вы можете использовать все и сразу, чтобы составить полный и детальный список того, что вам нужно сделать в ближайшее время. Еще лучше будет, если вы пометите каждую задачу по таким характеристикам, как «срочное/несрочное», «долгое/быстрое» и даже «приятное/не очень приятное» – подобная классификация расставит все по местам и поможет в нескончаемой войне с прокрастинацией. К примеру, квартальный отчет – не самое увлекательное занятие, но очень срочное, а подбор волонтеров – это классно, но прямо сейчас еще может подождать.
«Приоритет приоритету рознь». Время – самый ценный ресурс каждого человека. А рабочее время – тем более. Поэтому нужно четко расставлять приореты и понимать, какие из дел наиболее важные (срочные), какие не слишком важные на данный момент (не очень срочные), а какие можно смело открадывать на потом (но все же не прокрастинировать, а в действительности сделать, но позже). Однако и здесь есть подводный камень. Часто в классификации «срочное» и «важное» мы делаем выбор в пользу «срочного»: позвонить партнерам, выплатить зарплаты и налоги, докупить чай в офис и так далее. А то, что мы считаем «важным», в большинстве случаев попадает в самый дальний ящик и становится «долгостроем», конечно же, пока не приблизится дедлайн и все не начнут работать в последний момент. Именно фундаментальные и самые важные для организации проекты могут бесконечно переноситься на злосчастное «потом». Не надо так. Определите, что сейчас «очень срочно» и «очень важно», и займитесь этим без промедлений.
«Я так хочу, чтобы время не кончалось». Мы снова про время. Да, это самое важное в любой работе. Поэтому следующим этапом в управлении рабочими задачами является оценка временных затрат. И самое главное здесь – к абсолютно любому запланированному сроку добавлять еще процентов 30% (к примеру, если вы заложили на написание нового проекта три дня, то смело плюсуйте еще один). Поверьте, это всегда пригождается в случаях внезапных корректировок плана, ошибок, непредвиденных обстоятельств и чуть ли не плохой погоды за окном – все может иметь значение. Лучше закончить немного раньше дедлайна, чем гнать весь опор и получить кучу недоработок.
«Встань и иди». Итак, список задач есть, приоритеты расставлены, временные затраты оценены, теперь осталось только взять и делать. Да, все вот так просто. Даже при такой простой модели управления рабочими задачами они действительно начинают выполняться.
Желаем вам эффективной и продуктивной работы!