Нормы общения в офисе интуитивно понятны. Легко заметить что уместно, а что нет, когда видишься с коллегами вживую. А как быть, если работаешь удалённо? Каков он — этикет корпоративного общения на расстоянии?

Некоторые «правила вежливости» универсальны:

• Сразу отвечайте на сообщение, как только увидели. Если ответ не требуется, то сообщите о получении. Если не можете ответить «по существу» сразу, сообщите, что поняли вопрос и дадите ответ в такой-то срок. Ничто не раздражает так, как молчание и неизвестность.
• Обеспечьте безопасность канала связи: чтобы личные данные и переписка точно не оказались в чужих руках.
• Если договорились о встрече или собрании — отправьте приглашение-напоминание в электронный календарь коллеги.
• Определите общие правила обращения друг к другу («ты» или «Вы» и т.п.).

Но у каждого канала связи есть и свои особенности:

Электронная почта

• При первом письме лучше соблюдать классическую структуру: Приветствие — сам текст — прощание («С уважением,») и подпись с должностью и контактами.
• Договоритесь, какие части и в каких случаях далее можно опускать (например, подписываться только именем при ответе, опускать приветствие и т.п.)
• Определите стиль общения — насколько формальным он должен быть с коллегами, а насколько с руководителем?
• Тема письма должна сразу давать представление о его содержании.
• Не злоупотребляйте флажками важности и уведомлениями о прочтении.
• Проверяйте адресатов в копии и в скрытой копии. Будьте осторожнее с кнопкой «ответить всем».
• Старайтесь отвечать на все вопросы, заданные в письме.
• Установите максимальное время ответа. Заставлять ждать больше суток всегда невежливо.

Чаты и мессенджеры

• Поддерживайте культурный уровень общения. Когда не слышно интонации, можно случайно обидеть коллегу, даже если писал «в шутку».
• Как правило, в чате всё менее формально. Если используете сленг или сокращения (типа ИМХО, OMG или «своих» словечек), убедитесь, что все их понимают. То же со смайлами — они компенсируют недостаток эмоций в общении, но только если всем понятны и не агрессивны.
• Помните, что сообщение в групповом чате может видеть не только адресат! Иначе можно попасть в неловкую ситуацию.

Видеосвязь

• Не забудьте о приличном виде. Своём и окружающей вас обстановки — даже если работаете дома.
• В остальном здесь уместны те же правила, что и на встрече в реальности.

А как бороться с несоблюдением этикета?

• Если назревает конфликт (например, в чате) — сразу же выходить на голосовое общение, пока он не разросся: так проще решить недоразумение. Пусть это будет общей практикой.
• Если же сотрудник не хочет использовать какой-то канал или стиль общения, постарайтесь разъяснить ему необходимость («Вы же работаете в команде, а не один», «между нами — километры, иначе никак», …).