Эта статья будет полезной не только для людей, занимающихся организацией мероприятий некоммерческого сектора, но и для любого другого организатора мероприятий или руководителя проектов. Потому что аврал всегда настигает всех одинаково и с такой же внезапностью, с которой для муниципальных служб каждой зимой выпадает снег.

Авральный период может варьироваться в зависимости от общего срока подготовки проекта, но в среднем это 2-3 недели до начала мероприятия. Вы легко узнаете приближающийся аврал по характерным чертам:

• большое количество разноуровневых задач (всем нужно всё и сразу);
• острая нехватка времени на их выполнение (и с каждой секундой времени становится всё меньше);
• появляется эффект «снежного кома», когда вы уже перестаете понимать, за что нужно браться в первую очередь.

Ну почему это происходит именно со мной?

Причины довольно тривиальны. В первую очередь – это неправильная оценка времени. Организаторы мероприятий ошибочно исходят из ожидания, что последние 2-3 недели до мероприятия по интенсивности будут такими же, как и всё предыдущее время. Но время в этот период сжимается, потому что заниматься приходится как всеми отложенными на финальный период делами, так и всеми неожиданными задачами, которые не были учтены и которые было тяжело предвидеть на начальном этапе подготовки.

Вторая распространённая ошибка – изначально неправильная (слишком оптимистическая) оценка трудоемкости задач. Простой пример: вам нужно составить список гостей, чтобы отправить его на пропускной контроль, чтобы все приглашенные гости смогли попасть на мероприятие. Вы думаете, что несколькими кликами отправите список адресату – и напротив этой задачи можно поставить галочку. На практике же может оказаться так, что отправленный вами список составлен не в той форме – вам нужно его переформатировать. После чего у вас может появиться необходимость дополнить его запоздавшими регистрациями. Потом может выясниться, что чья-то фамилия в списке указана неправильно и её нужно исправить. В итоге, задача, на выполнение которой вы изначально планировали потратить пять минут, занимает несколько часов работы, разбитых на несколько дней. Всегда помните о том, что если что-то может пойти не так – оно пойдёт не так.

Один из самых опасных факторов аврала – страх и стресс. Когда рушатся какие-то планы, то вместо мобилизации сил человек впадает в состояние стресса, которое парализует его способность действовать оперативно и адекватно именно тогда, когда это нужнее всего.

Подушка безопасности

Изначально закладывайте аврал в план действий. Вы ещё не знаете, что именно пойдет не по плану, но вы уже заложили время на решение этих задач. И здесь крайне важно, чтобы к авральному сроку у вас были выполнены все те задачи, которые можно было выполнить заранее – ни в коем случае не откладывайте их на последние 2-3 недели, даже если сегодня вам кажется, что вы всё успеете! Вам также следует заложить временной запас между внутренним и внешним дедлайном. Играйте на опережение: если что-то пойдёт не так, то вас спасёт этот временной зазор, и вы успеете среагировать.

Перфекционизм – это путь в ад

Надёжным ассистентом в условиях хаоса может стать простая таблица в Excel. Выпишите все задачи разного уровня и разбейте их на три категории:

1. уровень задач, без выполнения которых мероприятие не состоится;
2. уровень задач, без выполнения которых мероприятие состоится, но пострадает его качество;
3. уровень задач, без выполнения которых мероприятие не получится идеальным.

Обращаясь к такой таблице, вы никогда не сделаете ошибку в приоритизации задач. С помощью этой таблицы вам будет также проще разобраться в том, какие задачи вы можете делегировать кому-то другому, а какие должны будете выполнить лично. Делегировать можно только в том случае, если у вас имеются соответствующие ресурсы (тот, кому, собственно, можно что-то делегировать). Дополнительные ресурсы могут представлять собой как готовый на безвозмездную помощь круг знакомых, так и разные платные службы аутсорса.

Учитывайте, что невыполнение одной задачи может по принципу домино задеть все смежные задачи. Подобные сценарии тоже можно прописывать заранее, моделируя соответствующие ситуации и имея запасные планы на разные случаи. Созданная в Excel таблица будет выполнять свою функцию гораздо эффективнее, если вы донесете её до ключевых участников.

Где тонко, там и рвется

Самая ненадежная часть любой конструкции – стыковая. Об этом нужно помнить, работая в команде. Поэтому важно уметь полностью прописать все этапы какого-то процесса, учитывая мелкие детали «на стыках», когда не совсем понятно, кто должен выполнять ту или иную стыковую функцию. Помните: если что-то не было проговорено или прописано, то этого не существует! Детальное техническое задание – наше всё.

Дьявол кроется в мелочах

Следующие советы касаются уже более мелких деталей, но дьявол, как мы знаем, кроется именно в них.

• Мелочи забываются – записывайте всё, как только вам что-то приходит в голову. Для этой цели отлично подойдёт смартфон, ибо он постоянно находится под рукой. Но вы можете использовать и обычную записную книжку, если вам так привычнее и удобнее.
• Минимизируйте прерывания – не отвлекайтесь в ходе выполнения одного задания на другие. Гораздо эффективнее завершить одну задачу и полностью переключиться на другую, чем распылять своё внимание, пытаясь объять необъятное. В этом вам поможет испытанная временем т. н. «техника помидора», о которой можно почитать самостоятельно.
• Перфекционизм – это путь в ад. Нет смысла улучшать что-то до бесконечности. Улучшение ради улучшения имеет примерно столько же смысла, сколько и спор ради спора.
• Ведите параллельные процессы – это экономит ваше время. Не надо дожидаться завершения одного этапа подготовки, чтобы перейти к другому. При возможности запускайте процессы одновременно, т. е. Параллельно.
• Руководствуйтесь принципом «важное, а не срочное». Когда вы распределяете приоритеты в условиях аврала, то всегда отвечайте себе на вопрос: «Что из того, что я должен сейчас сделать, действительно нужно сделать прямо сейчас, а что можно отложить, чтобы заняться чем-то гораздо более трудоемким и содержательным».
• И последнее: не забывайте есть и спать! Ваша доблесть не в том, чтобы страдать. А в том, чтобы справляться с непредвиденными обстоятельствами без падения эффективности и вреда для здоровья.

Занимаетесь подготовкой мероприятий? Тогда рекомендуем статью «25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться» и запись вебинара «Как избежать аврала при подготовке мероприятия?» с Людмилой Виткевич.