fbpx

Как минимизировать аврал при подготовке мероприятия

Как минимизировать аврал при подготовке мероприятия

Опубликовано 12 октября 2018

Эта статья будет полезной не только для людей, занимающихся организацией мероприятий некоммерческого сектора, но и для любого другого организатора мероприятий или руководителя проектов. Потому что аврал всегда настигает всех одинаково и с такой же внезапностью, с которой для муниципальных служб каждой зимой выпадает снег.

Авральный период может варьироваться в зависимости от общего срока подготовки проекта, но в среднем это 2-3 недели до начала мероприятия. Вы легко узнаете приближающийся аврал по характерным чертам:

  • большое количество разноуровневых задач (всем нужно всё и сразу);
  • острая нехватка времени на их выполнение (и с каждой секундой времени становится всё меньше);
  • появляется эффект «снежного кома», когда вы уже перестаете понимать, за что нужно браться в первую очередь.

Ну почему это происходит именно со мной?

Причины довольно тривиальны. В первую очередь – это неправильная оценка времени. Организаторы мероприятий ошибочно исходят из ожидания, что последние 2-3 недели до мероприятия по интенсивности будут такими же, как и всё предыдущее время. Но время в этот период сжимается, потому что заниматься приходится как всеми отложенными на финальный период делами, так и всеми неожиданными задачами, которые не были учтены и которые было тяжело предвидеть на начальном этапе подготовки.

Вторая распространённая ошибка – изначально неправильная (слишком оптимистическая) оценка трудоемкости задач. Простой пример: вам нужно составить список гостей, чтобы отправить его на пропускной контроль, чтобы все приглашенные гости смогли попасть на мероприятие. Вы думаете, что несколькими кликами отправите список адресату – и напротив этой задачи можно поставить галочку. На практике же может оказаться так, что отправленный вами список составлен не в той форме – вам нужно его переформатировать. После чего у вас может появиться необходимость дополнить его запоздавшими регистрациями. Потом может выясниться, что чья-то фамилия в списке указана неправильно и её нужно исправить. В итоге, задача, на выполнение которой вы изначально планировали потратить пять минут, занимает несколько часов работы, разбитых на несколько дней. Всегда помните о том, что если что-то может пойти не так – оно пойдёт не так.

Один из самых опасных факторов аврала – страх и стресс. Когда рушатся какие-то планы, то вместо мобилизации сил человек впадает в состояние стресса, которое парализует его способность действовать оперативно и адекватно именно тогда, когда это нужнее всего.

Подушка безопасности

Изначально закладывайте аврал в план действий. Вы ещё не знаете, что именно пойдет не по плану, но вы уже заложили время на решение этих задач. И здесь крайне важно, чтобы к авральному сроку у вас были выполнены все те задачи, которые можно было выполнить заранее – ни в коем случае не откладывайте их на последние 2-3 недели, даже если сегодня вам кажется, что вы всё успеете! Вам также следует заложить временной запас между внутренним и внешним дедлайном. Играйте на опережение: если что-то пойдёт не так, то вас спасёт этот временной зазор, и вы успеете среагировать.

Перфекционизм – это путь в ад

Надёжным ассистентом в условиях хаоса может стать простая таблица в Excel. Выпишите все задачи разного уровня и разбейте их на три категории:

  1. уровень задач, без выполнения которых мероприятие не состоится;
  2. уровень задач, без выполнения которых мероприятие состоится, но пострадает его качество;
  3. уровень задач, без выполнения которых мероприятие не получится идеальным.

Обращаясь к такой таблице, вы никогда не сделаете ошибку в приоритизации задач. С помощью этой таблицы вам будет также проще разобраться в том, какие задачи вы можете делегировать кому-то другому, а какие должны будете выполнить лично. Делегировать можно только в том случае, если у вас имеются соответствующие ресурсы (тот, кому, собственно, можно что-то делегировать). Дополнительные ресурсы могут представлять собой как готовый на безвозмездную помощь круг знакомых, так и разные платные службы аутсорса.

Учитывайте, что невыполнение одной задачи может по принципу домино задеть все смежные задачи. Подобные сценарии тоже можно прописывать заранее, моделируя соответствующие ситуации и имея запасные планы на разные случаи. Созданная в Excel таблица будет выполнять свою функцию гораздо эффективнее, если вы донесете её до ключевых участников.

Где тонко, там и рвется

Самая ненадежная часть любой конструкции – стыковая. Об этом нужно помнить, работая в команде. Поэтому важно уметь полностью прописать все этапы какого-то процесса, учитывая мелкие детали «на стыках», когда не совсем понятно, кто должен выполнять ту или иную стыковую функцию. Помните: если что-то не было проговорено или прописано, то этого не существует! Детальное техническое задание – наше всё.

Дьявол кроется в мелочах

Следующие советы касаются уже более мелких деталей, но дьявол, как мы знаем, кроется именно в них.

  • Мелочи забываются – записывайте всё, как только вам что-то приходит в голову. Для этой цели отлично подойдёт смартфон, ибо он постоянно находится под рукой. Но вы можете использовать и обычную записную книжку, если вам так привычнее и удобнее.
  • Минимизируйте прерывания – не отвлекайтесь в ходе выполнения одного задания на другие. Гораздо эффективнее завершить одну задачу и полностью переключиться на другую, чем распылять своё внимание, пытаясь объять необъятное. В этом вам поможет испытанная временем т. н. «техника помидора», о которой можно почитать самостоятельно.
  • Перфекционизм – это путь в ад. Нет смысла улучшать что-то до бесконечности. Улучшение ради улучшения имеет примерно столько же смысла, сколько и спор ради спора.
  • Ведите параллельные процессы – это экономит ваше время. Не надо дожидаться завершения одного этапа подготовки, чтобы перейти к другому. При возможности запускайте процессы одновременно, т. е. Параллельно.
  • Руководствуйтесь принципом «важное, а не срочное». Когда вы распределяете приоритеты в условиях аврала, то всегда отвечайте себе на вопрос: «Что из того, что я должен сейчас сделать, действительно нужно сделать прямо сейчас, а что можно отложить, чтобы заняться чем-то гораздо более трудоемким и содержательным».
  • И последнее: не забывайте есть и спать! Ваша доблесть не в том, чтобы страдать. А в том, чтобы справляться с непредвиденными обстоятельствами без падения эффективности и вреда для здоровья.

Занимаетесь подготовкой мероприятий? Тогда рекомендуем статью «25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться» и запись вебинара «Как избежать аврала при подготовке мероприятия?» с Людмилой Виткевич.

 

Поделиться в vk
Поделиться в facebook
Поделиться в odnoklassniki
Поделиться в twitter
Поделиться в telegram