День открытых дверей проводят не только школы и детские кружки. Мы расскажем, чем может быть хорош этот формат для вашей НКО.

Зачем НКО день открытых дверей?

• Во-первых, это лучший способ собрать вместе и поблагодарить всех, кто поддерживает вашу деятельность — доноров, волонтёров, активистов, а также местное сообщество.
• Во-вторых, так вы ближе познакомите изнутри с «кухней» НКО тех, кто потенциально заинтересован в вашей деятельности, но ещё не решился присоединиться.
• В-третьих, вы сможете разом ответить на все (зачастую повторяющиеся) вопросы.

Когда лучше его проводить?

• Разумно выбрать дату незадолго до крупного мероприятия, где все, кто «загорится» вашей идеей, сразу смогут принять в нём участие; либо — перед плановым набором волонтёров.
• Важно, чтобы параллельно не шло других мероприятий — участвовать должна вся команда.
• Стоит сделать это событие ежегодным. Можно и два раза в год, главное — не слишком часто.

Где проводить?

Первый вариант — это ваш офис. Он подойдёт, если:

• до него легко добраться:
• он вместит много людей (хватит вешалок, стульев, есть место под чай-кофе/закуски)
• получится сделать краткую, но увлекательную экскурсию (зависит от специфики НКО)
• так лучше удастся передать дух организации и атмосферу в команде

Второй вариант — лояльное вам кафе, антикафе или клуб. Плюсы этого решения:

• Можно договориться о спонсорстве в виде бесплатных кофе-печенья.
• Пространство лучше лучше для таких мероприятий.

Какая программа?

Главное — это показать сам дух вашей организации. Поэтому:

• Никаких долгих докладов. Лучше краткое приветствие, видео минуты на три о том, чем вы занимаетесь. Можно пустить фоном слайд-шоу с фотографиями.
• Вовлекающие формы: беседа с сотрудниками в формате вопрос-ответ, выставка о ваших проектах в формате «станций» или коллекции памятных вещей и т.п.
• Создайте двустороннюю связь: скажем, пусть гости сами предложат вам идею проекта.
• Не просите денег! Вы можете установить ящик для пожертвований или дать возможность купить благотворительные сувениры, но не надо призывать к этому.

Что стоит учесть при подготовке?

• Вся ваша команда должна быть на месте: встречать гостей, общаться с ними, смотреть, чтобы никто не скучал. Главное, не стоять отдельной кучкой в стороне, а окружать гостей заботой.
• Каждый из вас должен уметь отвечать на любые вопросы про НКО, в том числе и неудобные. Оденьте яркие бейджи или одинаковые футболки, чтобы гости знали, к кому можно обратиться.
• Сделайте раздаточные буклеты, в которых будет отражена вся важная информация о деятельности НКО.
• Не забудьте взять контакты всех пришедших! На входе можно сделать регистрацию, где гости смогут оставить свой е-мейл и получить бейдж или памятный сувенир. А сразу после мероприятия — сделать рассылку с фотографиями.
• Позаботьтесь о комфорте: от ненавязчивой музыки до занятий для семей с детьми.
• И, наконец, пиар. Чтобы атмосфера мероприятия была комфортной для всех, позаботьтесь о том, чтобы было достаточное количество приглашённых. За 2-3 недели разошлите приглашения для спонсоров, партнёров, коллег из других НКО, местных жителей и не забудьте попросить их подтвердить своё участие.
• На мероприятие подготовьте необычное место для фото — все снимки окажутся в соцсетях, и о вас узнают даже те, кто не попал к вам в гости.