Совсем недавно об этой относительно новой для России технологии сбора пожертвований рассказывал в одном из наших вебинаров Семён Никонов, соучредитель Благотворительного Фонда «Добрый город».

В этой статье мы подробно разберем этапы подготовки мероприятий для круга благотворителей. Круг благотворителей — это технология (в данном случае – технология сбора пожертвований). А когда мы говорим о технологии, то должны соблюдать все этапы «технологического процесса». Пропустив какой-то из этапов, технология может не принести ожидаемых результатов. Поэтому важно разобраться и выполнять все перечисленные ниже шаги.

Выбор благотворительной организации – кто будет бенефициарием вашего мероприятия?

На данном этапе важно сохранять прозрачность отборочного процесса. Вы должны публично объявить критерии отбора благотворительных организаций и уметь обосновать тот или иной выбор. Отбор можно проводить в виде конкурса по сбору предложений на финансирование. В условиях конкурса нужно прописать, кто может подавать заявки (некоммерческие организации, гражданские объединения, бюджетные учреждения и т. д.). Прошедшие отбор организации должны со своей стороны подготовить презентации для мероприятия и провести разъяснительную работу среди конечных благополучателей, чтобы они пришли на мероприятие.

Подготовка благотворительных организаций к мероприятию

Нужно учитывать, что для благотворителей это может быть первый опыт участия в подобном мероприятии. Поэтому сами организации тоже следует подготовить: описать формат мероприятия (частично лекция, а частично сбор средств в форме аукциона или в какой-то другой форме). Поскольку организации заинтересованы в популярности мероприятия, то они тоже могут привлекать на него «группу поддержки», чтобы собрать в итоге больше пожертвований и повысить шансы выполнения задачи по сбору конкретной суммы. Организаторам круга благотворителей не возбраняется оказывать благотворительным организациям помощь в подготовке к мероприятию, потому что цели у двух этих сторон общие. Ограничений в формате презентации нет: можно выбрать более академический формат, а можно и более неформальный и интерактивный. Тут многое зависит от типа организации и конкретного благотворительного проекта.

Логистика мероприятия

Основное требование к месту проведения мероприятия – удобный доступ. Соответственно, лучше всего подходят площадки в центре города или в таком месте, куда было бы удобно добираться из любого района. Ограничений к типу заведения нет: это может быть фойе театра, зал ресторана, помещения музея, бизнес-центр и пр. Главное, чтобы всем гостям в этом месте было комфортно и интересно. Поскольку само мероприятие не носит коммерческого характера, то помещения часто предоставляются на безвозмездной основе, что значительно снижает затраты на организацию мероприятия (а это очень важно, потому что помогает больше средств направить в целевое русло – на помощь нуждающимся). Организаторам также следует заранее озаботиться наличием конференц-техники и прочих условий для размещения гостей и проведения презентаций.

Подготовка публики

Очень важный момент – реклама мероприятия и приглашение людей на него. Количество участников напрямую влияет на размер собранных пожертвований. Реклама мероприятия ведётся перекрестно: как со стороны организатора мероприятия, так и со стороны благотворителей, которые будет представлять на нем свои проекты. Каналы коммуникации самые обычные: реклама на собственных площадках в интернете и среди своих партнеров, реклама в оффлайне, пресс-конференции, пригласительные билеты и пр. Конкретные решения зависят от формата мероприятия, целевой аудитории и поставленных целей.

Накануне…

Все предыдущие этапы выполнены, а до мероприятия осталось совсем немного времени – пора переходить к составлению сценария мероприятия. Начать нужно с распределения ролей, самая важная из которых – роль ведущего мероприятия. Но не менее важен и персонал более технического характера: человек, отвечающий за звук, за визуальные средства презентации, за фуршет, за оформление зала, за прием гостей, за ведение фото- или онлайн репортажа, за регистрацию поступающих пожертвований и пр. К этому времени организаторам уже известно примерное количество гостей, что позволяет подготовить для них информационные материалы в необходимом объёме. Очень важно ограничить все этапы сценария конкретными временными рамками и придерживаться их во время самого мероприятия (если презентация благотворительной организации должна длиться 6 минут, то нужно следить за выполнением регламента).

Сбор пожертвований

Пожертвования, как правило, собирает ведущий мероприятия. Перед началом сбора ведущий должен огласить правила (если они есть). Правила могут включать в себя минимальный размер пожертвования (это не обязательно), но основная их цель – рассказать, как можно сделать пожертвование, а также описать сам процесс участия в сборе пожертвований. Сбор пожертвований в кругу благотворителей обычно выглядит следующим образом: человек поднимает руку, называет своё имя и сумму, которую он хочет пожертвовать. Эти данные фиксируются в соответствующей таблице и выводятся на общий экран, чтобы круг благотворителей видел, сколько пожертвований собрано, а сколько еще необходимо собрать для достижения заявленной цели, что, несомненно, повышает уровень азарта в зале, а это залог того, что собрать удастся больше, чем зал изначально планировал пожертвовать.

После мероприятия

Кульминация мероприятия в виде сбора пожертвований прошла – можно расслабиться. В конце следует поблагодарить всех участников за визит и активное участие. Корректно оформить все пожертвования (будь то платёжное поручение, будь то взнос наличными). Рассказать благотворителям, когда и как они получат отчет о реализации проекта, на который они только что успешно собрали необходимую сумму. Для этого необходимо получить контактные данные круга благотворителей, которые можно в дальнейшем использовать для информирования их о следующих аналогичных мероприятиях (с их согласия). После этого можно выключать проектор и тушить в зале свет – до следующего мероприятия круга благотворителей.