Талантливый координатор добровольцев – половина успеха в работе НКО. Это самый важный человек в работе с помощниками! Он – мама, брат, сестра, начальник и друг всех волонтёров. Эту должность часто описывают как самую трудную в организации. Каким должен быть настоящий координатор? Разбираемся вместе с Кислородом!

Координатор – это тоже доброволец?

Нет, нет и нет! Если ваш проект хоть сколько-нибудь масштабен, сделайте эту должность полноценной, постоянной и оплачиваемой. Во многих организациях совершают ошибку, когда обязанности координатора добровольцев совмещают с должностью офис-менеджеров. Поэтому и работа выполняется на 50%. Скупой платит дважды – не попадайтесь в эту ловушку! И руководитель организации, и менеджер проекта должны чувствовать важность этой должности.

Инициатива и ответственность

Координатор должен быть организованным. Он следит за тем, как выполняется множество работ (рассылка материалов, проведение телефонных опросов и т.д.). Также у хорошего координатора всегда наготове несрочные задания, чтобы занять «новеньких». Например, просмотреть свежую прессу и найти информацию по теме проекта или рассортировать печатные материалы.

Общительность и дружелюбность

Самый главный человек, который даёт добровольцам задания, советы и определяет крайние сроки исполнения работ – координатор волонтёров. Именно он угощает кофе, благодарит и заботится. Поэтому так важно, чтобы он был открыт и приветлив. А то наши помощники просто побоятся к нему подойти с вопросом! Координатор – это посредник между волонтёрами и штатными сотрудниками. Например, пресс-секретарь не успел проинструктировать волонтёров, которые занимаются регистрацией гостей. Конференция важная! Времени мало! Вылетело из головы! Волнение! Не хватило времени! Позволим это пресс-секретарю. Но не координатору! Хороший координатор всегда приходит на помощь. Он проследит за тем, чтобы волонтёра проинструктировали (руководитель проекта, директор организации или сам координатор), и чтобы в нужное время все были на своих местах.

Фидбэк

Сотрудники хотят быть уверены, что, если они дали задание координатору добровольцев, то оно будет выполнено вовремя и правильно. Только вот сами сотрудники не всегда хорошо организованы и предусмотрительны в разгар проекта. Придётся быть немножко «телепатом» и предвидеть, что потребуется добровольцам для выполнения задания и в какие сроки нужно уложиться. Допустим, наш нерадивый пресс-секретарь из прошлого абзаца забыл упомянуть, что ему для пресс-конференции понадобятся добровольцы. Грамотный координатор, узнав о завтрашней пресс-конференции, подойдёт к пресс-секретарю и спросит, нужны ли ему помощники и сколько людей потребуется. Конечно, это не экстрасенсорные способности волшебника-координатора, а простой анализ! Один пресс-секретарь не справится с тем, чтобы разослать заявления для печати, подготовить пакеты с информацией для журналистов, накрыть стол, а на следующий день прийти в 7 часов утра и предоставить материалы с пресс-конференции радиостанциям.

Явка обязательна

Ну, то есть, очень-очень желательна. Для подготовки к неожиданным ситуациям будет здорово, если координатор сможет присутствовать на всех собраниях сотрудников. Так он сможет заранее узнать о том, что скоро понадобятся волонтёры. В некоторых организациях руководство просит штатных сотрудников заполнять «формы потребностей» в добровольцах. Пока координатор работы добровольцев ждёт, когда все заполнят эту формы, уходит драгоценное время. А ведь уже можно было бы начать набор добровольцев! Личное общение на плановом собрании сотрудников или после него гораздо эффективнее.

Гибкость и мобильность

Все ситуации невозможно предусмотреть и запланировать. Даже если не уходить с работы никогда. Поэтому координатору добровольцев часто приходится менять задания в зависимости от меняющихся обстоятельств. Когда видный деятель экологического движения соглашается принять участие в марше в вашем городе, всех активистов, которые собирались заниматься опросами граждан, следует привлечь к расклейке объявлений для создания массовости мероприятия.

Лицо организации

Мнение волонтёров о проекте и организации сформируется из того, как с ними будут обращаться. Это значит, что координатор не должен быть конфликтным. Все острые углы необходимо сглаживать. К тому же, не стоит выносить сор из избы! Если координатор кричит и ругается с директором, а волонтёры это видят, они могут охладеть к вашей организации и отказаться впредь вам помогать.