Просто о сложном

20 лучших инструментов для менеджмента проектов

Опубликовано 17 октября 2018

Еще совсем недавно любой сотрудник организации, предлагающий что-то записать, структурировать или применить какой-нибудь модный инструмент, быстро именовался сектантом, ботаником или планктоном, который стремится превратить расслабленную атмосферу в рабочие офисные будни. Сегодня все поменялось, и проект-менеджер без красивого и эффективного инструментария уже не котируется. Это объяснимо — объем и скорость поступления информации в наше время настолько увеличились, что держать все в голове под силу только уникумам, которые обычно не посвящают свою жизнь НКО. Для всех остальных мы представляем подробный обзор инструментов для успешного проектного менеджмента.

НА КОЙ МНЕ ЭТО ВСЕ?

У нас есть мозг. Стоит ли рассказывать, что этот орган буквально напичкан разного рода изъянами и несовершенствами, которые любят проявляться в самый ответственный момент. Вы удивитесь, но проект-менеджерам мозг тоже нужен, причем в полном объеме. Предполагается что проект-менеджер держит в голове все дедлайны, ответственных за каждый этап, контролирует риски, дает задания и вообще держит руку на пульсе. Разумеется, что-то забыть, не успеть или не понять — это прогнозируемый исход для проекта, менеджер которого пытается все уместить в голове. Именно в этот момент на помощь приходят разнообразные инструменты. Для пользования этими инструментами нужны средства — кто-то обходится большим желтым блокнотом, кто-то одной таблицей Excel, кто-то использует разноцветные стикеры, а кто-то грузные мобильные приложения. Формат выбирать вам.

Стоит помнить, что у применения инструментов для менеджмента есть свои «но» и «если». Все это можно объединить в три главных проблемы:

Проблема недостаточности

Вы применили один/два классных во всех отношениях инструмента, но возникли сложности с другими аспектами проекта, к которым выбранный вами инструментарий уже неприменим, а вводить что-то новое уже поздно.

Проблема избыточности

Сегодня мы рассмотрим 20 отличных инструментов. Но не надо разом претворять их в жизнь, ведь это лишь усложнит отчетность, добавит пару нулей к смете, а ваши коллеги будут думать, что вы помешаны на структуризации, а не на сути вашего проекта.

Проблема неправильности

С этим пунктом все понятно и так. Можно вспомнить старые поговорки вроде «пятого колеса в телеге», «сбоку припека», «ни к селу, ни к городу» и «не пришей кобыле хвост».

«ЧТОБЫ УЖЕ ЗАВТРА МИР ВО ВСЕМ МИРЕ»

Итак, начнем мы с инструментов, которые помогают определиться с финальной целью, ожиданиями, целевой аудиторией и всеми сопутствующими качествами вашего проекта.

Бостонская матрица

Этот инструмент помогает понять, какого эффекта вы собираетесь достичь по окончании проекта, на какой стадии находится проект в данный момент и каков будет финальный результат. В любой момент вы можете остановиться, нарисовать эту схему, честно на нее взглянуть и понять, чем является ваше детище на сегодняшний день. Давайте быстро разберем каждую из четырех стадий:

Дикая кошка — также известная в узких кругах, как «трудный ребенок». Вы взяли себе домой дикую кошку и пытаетесь окружить ее своей любовью, которая выливается в эмоциональные и финансовые затраты. При этом, как бы вы не пытались, вы не знаете, как поведет себя эта кошка, несмотря на всю вашу привязанность. Может быть она станет вашим самым ласковым и нежным зверьком, принеся в дом покой и уют, а может быть это пушистое нечто начнет гадить вам в тапки, драть любимый диван, грызть провода и царапать удивленные физиономии гостей. Все это может коррелировать с вашим проектом. Вам не ясно, куда вы вкладываете свои усилия и деньги, и во что все это в результате выльется.

Звезда — ура! Вы ярко сияете на небосводе, освещая путь заблудшим морякам. Вас все видят, знают, любят и чтут. Еще совсем недавно вы были облезлой дикой кошкой, а теперь всем нужно с вами считаться. Точно так же проводим параллель с вашим проектом, который снискал определенную популярность, вам начали поступать пожертвования, о вас говорят в СМИ, но вам все еще приходится вкалывать, чтобы как-то все это оправдать.

Дойная корова — самые яркие времена прошли, вы заняли определенное место в сердцах и умах людей, и возникает такое чувство, что вы отсюда уже никуда не денетесь. Ваш проект стал дойной коровой — затраты на его содержание и рекламу снижаются, потому что в этом пропадает нужда, поддержка проекта становится минимальной, а положительная динамика все равно сохраняется. Дойных коров нужно поддерживать и любить, а если на данный момент у вас несколько проектов, то направлять доход от «коровы» стоит на «звезд» и «диких кошек».

Собака — бостонская консалтинговая группа подразумевала, простите, дохлую собаку. Мы в kislorod’е слишком любим животных, поэтому приведем пример с потерявшим голос певцом. Еще совсем недавно весь мир обожал этого исполнителя, а мы, как его продюсеры, лелеяли его, ведь он был нашей «дойной коровой». А теперь он стал бледной копией самого себя, но все так же требует к себе повышенного внимания и ждет своего возвращения на сцену, хоть он и потерял свой красивый голос. Как бы мы ни были к нему привязаны, нам нужно избавиться от него! Послать работать на завод, а самим сконцентрироваться на новых сладкоголосых «диких кошках».

Mindmap

Диаграмма связей, или карта мыслей. Нашему мышлению проще оперировать облачными и ветвистыми структурами, а не списками и таблицами. Именно поэтому, когда от одной идеи исходит другая, а от другой – еще три, нам легко запутаться. На помощь приходит старинная техника MindMap, когда вам предлагается создать ветвистую схему вашего проекта или ваших. Материалов по майндмэппингу в самых разных его ипостасях в интернете, в том числе и на нашем сайте так много, что расписывать его подробно еще раз не имеет смысла, поэтому просто ловите картинку и двинемся дальше.

Логико-структурная схема (ЛСС)

Один из самых сложных инструментов в исполнении, однако его применение не приносит ничего, кроме пользы. Это логичный план действий, который позволяет проект-менеджеру принимать те или иные решения, основываясь на причинах и следствиях поставленных задач. Среди столбцов ЛСС мы видим общую цель, конкретные задачи, а самое главное — индикаторы успешности. То есть лучше всего этот инструмент позволяет измерить результаты и найти объективные показатели того, что получилось, а что не получилось в вашем проекте. Визуально логико-структурная схема выглядит так:

Дизайн мышление

Знаете ли вы, что такое «боль клиента»? На всякий случай, держите определение — это состояние дискомфорта, которое испытывают представители вашей целевой аудитории, в связи с неудовлетворённой потребностью. Дизайн-мышление позволяет четко визуализировать и понять целевую аудиторию вашего проекта и то, какие потребности вы собираетесь утолить.

Разумеется, дизайн-мышление — это гораздо более масштабный инструмент, который мог бы встать в один ряд со SCRUM или ЛСС, но в среде НКО его лучше всего использовать именно для поиска эмпатии целевой аудитории. Во всех остальных случаях дизайн-мышление будет избыточным.

Обратное планирование

Вы уже точно знаете финальную цель проекта — покраска забора в северном Чертаново. Вот только с чего начинать и как двигаться к исполнению этой заветной цели, пока непонятно. Тут и приходит на помощь инструмент — обратное планирование. Вы рисуете «График Ганта», речь о котором пойдет позже, и двигаетесь в обратном направлении:

Забор стоит — его принял глава района — забор покрашен маляром Васей — вы купили Васе краску — вы договорились с Васей — вы нашли Васю — вы объявили поиск маляра — вы поняли, что вам нужен маляр — вы хотите покрасить забор в северном Чертаново.

«У МЕНЯ НЕТ НА ЭТО ВРЕМЕНИ!»

А теперь мы перечислим инструменты, которые позволят успевать все и еще немного. В этой части вы найдете ваши любимые страшные слова, вроде «тайм-менеджмент», «дедлайн», «с понедельника приступаем» и прочее.

График Ганта (Гантта)

Если по-простому, то «График Ганта» — это визуализация временного хода проекта. Простой список или календарь не дают справедливого представления о том, в какие сроки умещается ваш проект. Вспомните, как часто вы забывали тот краткий сборник дат, который вы наметили всей своей организацией, что постоянно приходилось друг другу напоминать — 27 мая сдача, а 20 мая Игорь уже должен был прислать готовый баннер. Когда же временная линия выделена цветом, а на ней стоят удобные ячейки с этапами вашего проекта — одного взгляда достаточно, чтобы целиком освежить память. Вот так «График Ганта» выглядит на практике: Кстати, очень удобно выделять другим цветом (особенно кроваво-красным) дедлайны. Взгляните еще раз на картинку и представьте, что 14 августа окрасилось в пугающий алый цвет, что будет означать, что 14 августа проект должен быть завершен!

Биллинг рабочего времени

Обычно под этим словосочетанием подразумевается слежка за сотрудниками при помощи разных программ захвата экрана, которые подсчитывают, сколько времени потратил ваш коллега на ту или иную задачу. Мы же предлагаем инструмент биллинга только для того, чтобы вы спланировали свое время и предложили это сделать вашим сотрудникам. Для этого можно использовать разнообразные приложения, которые часто встроены в ваш телефон, чтобы вы поняли — сколько у вас уходит на утренний кофе, дорогу в офис, заполнение документации, общение с директором и так далее. Забив всю эту информацию в приложение, вы поймете, где вы можете экономить время, что повысить вашу продуктивность и одновременно больше отдыхать. Примеры программ: Simple Time Track, TimeEdition, Toggl. Можете даже у Siri или ОкейГугла попросить замерять вашу активность в тот или иной период — вполне себе рабочий биллинг.

«В ПРОЦЕССЕ РАЗБЕРЕМСЯ»

Теперь речь пойдет об инструментах, которые позволяют лучше структурировать процесс работы. Все о выполнении задач и ходе проекта.

Канбан

«Канбан» — это таблица задач со стикерами, разделенная на несколько частей, отображающих этапы проекта. Обычно столбцы именуются так: «Что сделать» \ «Процесс» \ Сделано. Можно добавлять новые столбцы, вроде «тестирование» или «суперсрочно!». Лучше всего внедрение «канбана» в рабочий процесс представлено в сериале «Кремниевая долина». Единственная проблема в том, что создатели сериала перепутали Scrum, речь о котором пойдет ниже, с «канбаном», поэтому помните, что то, что они называют scrum — это полноценный «канбан». В видео присутствует нецензурная лексика!

Scrum

Скрам — это инструмент, пришедший в НКО из IT-сферы. Он действительно имеет много общего с «канбаном» и даже имеет похожую доску со стикерами. Отличие состоит в так называемых спринтах и в постоянной обратной связи, которая идет от вашей аудитории. Взгляните на любое из приложений на вашем телефоне. Оно постоянно обновляется и имеет какую-нибудь версию 1.2.15. Благодаря этой системе проект постоянно улучшается и видоизменяется, тогда как раньше, после долгой и трудоемкой подготовки, на суд общественности выставлялся далеко не идеальный продукт или услуга.

Визуально внедрение системы Scrum выглядит так:


А чтобы полноценно пользоваться всеми ее благами и понять, как она работает, стоит прочитать книгу создатели этой системы Джеффа Сазерленда — «Scrum. Революционный метод управлений проектами.»

Анализ стейкхолдеров

Стейкхолдер — человек, группа лиц или организация, которые напрямую влияют на успех вашего проекта. И, как следует из названия этого инструмента, вам жизненно необходимо проанализировать стейкхолдеров вашей НКО и вашего проекта.

В анализе и определении стейкхолдеров поможет таблица ниже. Несмотря на ее миниатюрность, к ней невозможно ничего прибавить и нельзя ничего убавить:
Матрица ответственностей

Простой и понятный инструмент для понимания зоны ответственности каждого участника проекта. Он помогает не отвлекать от текущих заданий тех, кто не отвечает за что-то другое. Мы уверены, что вы многократно попадали в ситуацию, когда ни один человек не в курсе, кто отвечает, допустим, за фейерверк на вашем благотворительном концерте, и вам приходится отвлекать сначала какого-нибудь звукооператора, потом помощника организатора, а затем самого организатора. Когда же есть распечатанная матрица ответственностей, такие вопросы отпадают сами собой. Особенно этот инструмент полезен для работы с волонтерами.

Устав проекта

Этот документ создается в основном в крупных НКО, на больших проектах и в лучшем случае остается практически бесполезным. Заполненный устав проекта помогает контролировать зону ответственности, полномочия и внутренний распорядок организации. И в дальнейшем на устав проекта можно ссылаться. Допустим, вы подлетаете к главному дизайнеру и возмущаетесь, что он не сделал видеомонтаж информационного ролика. Дизайнер же демонстрирует вам устав проекта, где указаны прямые обязанности дизайнера, в которые не входит монтаж видео, а после указывает вам на пункт, запрещающий вам громко возмущаться. Удобно!

Делегирование полномочий

Еще один простой и понятный инструмент, у которого есть свой алгоритм. В одном из наших вебинаров известный руководитель проектов Егор Кудаков представил свой алгоритм делегирования полномочий, который мы и представляем на ваш суд:

Встречи/собрания/совещания

В наше время сформировалась стойкая нелюбовь к разного рода рабочим встречам. Им на смену предлагаются чаты, электронная почта, скайп и другие помощники фрилансеров. Мы ни в коем случае не хотим сказать, что чаты — это зло, тем более, что они являются одним из наших инструментов, однако пользу от личных встреч они, к сожалению, не заменят.

Например, только при личной встрече можно понять, насколько ваш коллега заинтересован, насколько он устал и что он действительно думает по поводу вашего проекта. По электронной почте вы никогда не сможете отследить истинную мотивацию. Другим плюсом личных собраний является ценность принятых на нем решений, ведь полноценное обсуждение и приход к логичному выводу откладывается в голове лучше, нежели фиксация в электронном письме. Но самое главное — не перестарайтесь с назначением встреч. Их избыток никогда не приведет к взаимопониманию и плохо отразится на отношениях в коллективе.

ЧТО-НИБУДЬ ЕЩЕ?

Как вы понимаете, многие из вышеперечисленных инструментов помогают и в тайм-менеджменте и в формировании целевой аудитории. Структурировать все инструменты очень сложно, и эта статья была бы в два раза больше. Именно поэтому мы решили поместить все оставшиеся инструменты для эффективного менеджмента проектов во вкладку «другое», но это не значит, что они менее важны. Взять хотя бы…

Матрица рисков

Полезнейший инструмент для определения всех возможных рисков вашего проекта. От крупных — «никому ничего не понравится!» до незначительных — «в вас три раза подряд ударит молния». Матрица рисков как раз позволяет понять, насколько все будет плохо, если тот или иной риск сбудется, и какова его вероятность.

 
Индивидуальный план развития

Этот инструмент относится к обучению и развитию навыков у ваших сотрудников. ИПР — очень сложная и обширная тема, по которой защищают докторские диссертации. Если вашему НКО хватает бюджета, наймите специалиста по ИПР. Если нет, то ознакомьтесь с тематической литературой, благо она в полном объеме представлена в интернете.

GTD

Getting Things Done — это известнейшая книга Дэвида Аллена о методике повышения личной эффективности. Если очень вкратце, то она рассказывает о том, что не стоит ничего запоминать, а стоит перенести все задачи и напоминания на внешние носители.

А в остальном, это настольная книга любого специалиста по менеджменту проектов. Обязательно ознакомьтесь с ней или с большим количеством удобных и понятных видеороликов об этой системе на YouTube.

Смета

Если вы занимаетесь менеджментом и ни разу не встречали страшного слова «смета», то мы одновременно вам завидуем и невероятно удивляемся. Смета нужна везде и всегда — составьте ее максимально подробно.

Общий диск

Google Drive, Dropbox, личный FTP — все должно быть в одном месте и с равноценным доступом. Скидывайте туда все документы, сметы, нарисованные «канбаны», «скрамы» и так далее.

Общая переписка

Общий чат в Slack, WhatsApp, Telegram, Viber, Facebook-messenger, Skype, VK. Даже если вы видитесь в ежедневном режиме, вам нужна общая переписка в одном из удобных мессенджеров.

Если задач слишком много или чат слишком велик для нужной информации — создавайте еще. Но главный совет — создавайте чаты по мере их нужности, а не сразу много под каждую задачу, ведь это только запутывает ваших сотрудников.

ВСЕ БЫВАЕТ В ПЕРВЫЙ РАЗ

Не бойтесь пробовать и набивать шишки. Не бросайте на полпути. Мы понимаем, что это скучные прописные истины, но многократное тестирование и опыт показывают, что все вышеописанные инструменты приносят пользу. Это создано только для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не загрузить многостраничными схемами, взвалив на ваши плечи дополнительную работу. Начните хотя бы с «канбана» и графика ганта и вы не заметите, как сделаете намного больше, потратив на это значительно меньше времени и сил.

Если вас интересует тема проектного менеджемента, вы также можете посмотреть запись вебинара «Как управлять проектами? Инструментарий менеджера» с Егором Кудаковым.