Как бороться с завалами на работе
Рабочий завал, или рабочий аврал, – крайне досадная ситуация, постигающая многих из нас. Огромное количество дел и обязанностей (особенно запущенных) приводит к низкой эффективности, плохим результатам, выгоранию и еще к куче различных неприятностей. Если вы спите с телефоном в обнимку (особенно если это пара часов в сутки), заметно похудели, стали почетным посетителем соседнего фаст-фуда и забыли лица друзей и родных, то это повод притормозить и узнать, как исправить такое положение вещей и справиться с завалами на работе.
- Планируем и структурируем. Когда телефон разрывается от звонков, а электронная почта уже лопнула от количества входящих, нам кажется, что лишняя минута промедления – смерти подобна. Многие считают, что планирование и обсуждение деталей рабочего процесса просто бездарно отнимут драгоценное время. Однако это в корне не так. Без четкого и прочного каркаса не выстоит ни одно здание. То же самое и с рабочими задачами. Если вы не составите точный (ну или хотя бы приблизительный) план, к примеру, вечера-ужина для ваших волонтеров, то будьте уверены, что во время организации (или как это часто бывает – в самый распоследний момент) окажется, что еду надо было заказывать сильно заранее, общественный транспорт к окончанию ужина уже не будет курсировать, а половине ваших добровольцев нет 18 лет, и поэтому надо было согласовывать все это с родителями. Умными людьми подсчитано, что всего каких-то 10 минут планирования сэкономят около 2 часов чистого рабочего времени. Даже простой лист с пунктами уменьшит стресс от объема задач. В общем, хаос – ничто, порядок – все.
- Минимизируем прерывания. Несмотря на то, что небольшие перерывы и «разгрузочные минутки» помогают справиться с большой и сложной задачей, очень важно их количество свести к минимуму. При написании длинного письма с благодарностью партнерам не стоит ежеминутно отрываться на каждое сообщение в чате, хоть, мы не сомневаемся, все они очень и очень важные. Суть не в том, что вы перестаете писать текст, а в том, что при каждом отвлечении вы теряете мысль, и гораздо больше времени уходит на то, чтобы внутренне и внешне вернуться к этому процессу, чем просто взять и написать все разом. Поверьте, за пару часов вашего отсутствия в каком-либо чате мир не рухнет.
- «Запараллеливаем» процессы. То есть делаем все не линейно, а параллельно. Объясним на примере: вы организовываете ивент для матерей-одиночек. Последовательность действий по подготовке события выглядит так: найти помещение, оповестить ваших подопечных и/или сделать рекламу мероприятия, найти подходящих спикеров (психологов, юристов, медиков и т.д.), организовать кейтеринг и детские уголки, договориться с партнерами о необходимой мебели. Вместо того чтобы выполнять все эти пункты поступательно, попробуйте осуществлять их одновременно и не ждать поочередного решения по каждому из вопросов. К примеру, у владельцев помещения можно сразу уточнить наличие стульев, психолог наверняка будет знать еще пару проверенных специалистов, а аниматоры для детской комнаты, скорее всего, знакомы с надежной компанией по доставке еды. Поверьте, такой подход сэкономит вам кучу времени.
Все перечисленные методы борьбы с рабочими завалами носят практический характер, то есть их можно применять быстро и сразу. Итак, суммируем: не ленитесь составлять планы, меньше отвлекайтесь и выполняйте задачи пераллельно, а не по очереди.
Желаем вам эффективной и продуктивной работы!